Bedrijfsvoering en Overhead

Het college ziet een toekomstgerichte organisatie – die opgave gericht werkt, bredere regionale samenwerking zoekt en een stevige bedrijfsvoering vorm geeft – als het beste antwoord voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Vanuit dit kader is brede regionale samenwerking noodzakelijk, breder dan alleen Bloemendaal en Heemstede, om kennis en capaciteit te bundelen en agendering van het belang Zuid Kennemerland in de Metropool Regio Amsterdam.

De samenwerking in vervlochten teams/afdelingen met Heemstede ‘beperkt’ zich tot het gebied van bedrijfsvoering (Communicatie, P&O, Facilitair, Financiële administratie, Informatisering) en handhaving. In deze context werken Bloemendaal en Heemstede samen. De wens bestaat om deze vervlochten teams nader te borgen, en zorg te kunnen dragen voor transparante financiële verantwoording en eenduidige sturing. Aan de raden van Bloemendaal en Heemstede is in 2019 aan de hand van een kader voor de ambtelijke samenwerking Bloemendaal – Heemstede voorgesteld de bedrijfsvoeringsteams (en Handhaving) organisatorisch beter te borgen in een nog nader te bepalen vorm. De raad van Bloemendaal heeft in december 2019 dit kader vastgesteld. De raad van Heemstede is zich, los van informatisering, nog op dit moment van schrijven hierop aan het beraden. Zodra de besluitvorming helder is zal een voorstel worden uitgewerkt en aan de Raad worden aangeboden.

GRIT is sinds 2016 een gemeenschappelijke regeling met Heemstede als centrumgemeente. Team Informatisering is zoals hierboven aangegeven, nu nog een vervlochten team maar de gemeentelijke rekenkamercommissie heeft geadviseerd Informatisering en GRIT samen te voegen om daarmee de ICT-functie verder te versterken. De gemeenteraad heeft besloten de aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen en het college gevraagd hieraan uitvoering te geven. In het 4de kwartaal 2020 komt hiervoor een voorstel naar de raad, zodat een en ander in 2021 geëffectueerd kan worden. Ook in GR verband werken we met Heemstede samen in IASZ (sociaal domein) en GBKZ (belastingen).

Impact Corona-crisis

In 2020 heeft Covid-19 een grote impact op de samenleving en ook op het functioneren van de gemeente. In 2020 zal een impactanalyse plaats vinden naar de consequenties voor de lokale/regionale samenleving. Ook financieel wordt de gemeente hard geraakt, hoewel een deel gecompenseerd wordt door het Rijk. Ook in 2021 zullen de gevolgen gevoeld worden, veel zal afhangen van het moment van grootschalige vaccinatie en de veerkracht van mens en maatschappij. Volgens het Centraal Planbureau zullen de consequenties hoe dan ook nog jarenlang merkbaar zijn. Hieronder wordt nog ingegaan op de impact op de gemeentelijke organisatie.

Organisatieontwikkeling

De organisatieontwikkeling is gericht op het toekomstproof houden van de organisatie. Een veranderende samenleving, digitalisering, nieuwe taken en de positie in de regio (o.a. de MRA), zijn daarbij de belangrijkste componenten. Deze veranderende omgeving vraagt een wendbare organisatie, weerbare en lenige professionals die stevig in hun schoenen staan en een stevige basis in bedrijfsvoering. In het najaar wordt het strategisch HRM beleid 2021 – 2023 ter vaststelling aan het college aangeboden.

Daar komt nog bij dat zal moeten blijken welke invloed de corona-crisis gaat hebben op de organisatie. Voor wat betreft de ambtelijke organisatie zijn we goed door de huidige periode (maart – juli 2020) heen gekomen. We hebben de dienstverlening kunnen continueren en extra taken uitgevoerd die de corona-crisis met zich meebracht (onder andere de TOZO-regeling, handhaving). Dit heeft veel gevraagd van de medewerkers want het merendeel is opgevangen met de reguliere bezetting, deels aangevuld met extra inhuur. Medewerkers zijn bijgesprongen bij teams die waar de bezetting onvoldoende was en / of hebben extra gewerkt in avonden en weekenden.
Maar wat zijn de effecten zijn als de corona-crisis nog veel langer gaat duren? Wat betekent dit voor de bezetting maar ook voor onze wijze van werken? We hebben inmiddels het thuiswerken een plek gegeven in ons werkconcept. Maar wat gaat deze vernieuwde verhouding tussen thuiswerken en op kantoor werken betekenen voor de organisatieontwikkeling? Het vraagt bijvoorbeeld een andere stijl van leidinggeven en hoe hou je goed verband in en tussen de teams? De uitdaging is het goede van het ‘oude’ vast te houden en de winst te oogsten van wat deze nieuwe (corona-)context ons brengt.  

Op basis van het huidige strategisch HRM-beleid 2017 – 2020 is voor drie jaar (tot en met 2020) een flexibel inhuurbudget toegekend van €150.000. Vooruitlopend op de eerder genoemde strategische HRM-nota in het najaar,  leert de praktijk dat een blijvende investering nodig is in een flexibel budget om nieuwe taken en opgaven goed te kunnen opvangen en waar nodig te overbruggen naar een structurele inbedding. Maar ook de spanning op de arbeidsmarkt dwingt op aantal gebieden tot meer tijdelijke inzet doordat een aantal vacatures moeilijker zijn te vervullen terwijl de mobiliteit is toegenomen. Kortom, onze noodzakelijke wendbaarheid vraagt vanaf 2021 om een structureel flexibel inhuurbudget. Aanvankelijk van € 200.000 in 2021 en 2022, en uiteindelijk van € 250.000 in 2023 en verder. De ambtelijke organisatie legt zichzelf een taakstelling op om dit budget binnen de huidige formatie te realiseren. Deze taakstelling is voor 2021 € 50.000, voor 2022 € 100.000 en uiteindelijk in 2023 dus € 250.000 (dit staat gelijk aan om en nabij 4 formatieplaatsen). Omdat de taakstelling gefaseerd wordt gerealiseerd is ter overbrugging een incidenteel budget benodigd van € 150.000 in 2021 en € 100.000 in 2022.

De taakstelling zal gerealiseerd worden door processen slimmer in te richten, waar mogelijk gebruikmakend van (innovatieve) digitale mogelijkheden, met name in de bedrijfsvoering. Ook zullen we kritisch kijken naar het gewenste dienstverleningsniveau vanuit de teams bedrijfsvoering.
Wij zijn ons daarbij bewust dat we een aanzienlijke uitdaging aangaan want de omvang van de organisatie is laat niet veel ‘vet op de botten’ zien als we het vergelijken met andere ambtelijke organisaties, zoals bijvoorbeeld Heemstede.

Participatie
Uiterlijk begin 2021 stellen we het nieuwe participatiebeleid en bijbehorende wegwijzer vast. Deze documenten bieden visie, uitgangspunten en hulpmiddelen bij het vormgeven van initiatieven en participatietrajecten. Bij het vaststellen van dit beleid hoort een verbeterslag van de interne werkwijze. We zorgen ervoor dat het interne proces bij de gemeente zo is ingericht dat initiatiefnemers snel persoonlijk contact kunnen hebben met de juiste ambtenaar en initiatieven optimaal ondersteund en begeleid worden. Halverwege 2022 evalueren we deze werkwijze en de wegwijzer en passen deze, indien nodig, aan.

Eén van de uitgangspunten in het beleid is dat we geloven dat we samen als gemeenschap en gemeente tot betere ideeën en gezamenlijke beelden komen. Dat betekent niet alleen dat inwoners mee kunnen doen met de gemeente, maar ook dat je als gemeente daadwerkelijk openstaat voor initiatieven van inwoners. Dit laten we zien in houding en gedrag, en door initiatieven -indien nodig- financieel te ondersteunen via bijvoorbeeld Bloemendaal Samen.

Het laatste speerpunt is digitale participatie. Zeker tijdens de corona-crisis is duidelijk geworden dat het, naast ‘fysieke’ participatie, ook belangrijk is om op digitale wijze te kunnen participeren. We onderzoeken in 2021 of de mogelijkheden die open source software (zoals ‘Open Stad’) biedt, goede aanvullingen kunnen zijn op de digitale middelen die we nu al in Bloemendaal hebben. Indien deze software meerwaarde blijkt te hebben, volgt hiervoor na de zomer van 2021 een voorstel.

Personeel en HRM-beleid
Vooruitlopend op de Strategische HRM-nota 2021 – 2023 zien wij de volgende prioriteiten:

Zichtbaar blijven op de arbeidsmarkt
Investeren in onze positie op de arbeidsmarkt blijft van groot belang om te kunnen bewerkstelligen dat vacatures adequaat vervuld kunnen worden. Daarbij hebben we extra aandacht om te komen tot verdere verjonging van ons personeelsbestand. Het bieden van veel stagemogelijkheden en onze studentenflexpool zijn daar middelen voor.
Voor de Corona-crisis werd de arbeidsmarkt steeds krapper. Dit was merkbaar in onze toenemende wervingskosten: het aantal vacatures is toegenomen, bij een toenemend aantal ‘moeilijke’ vacatures wordt ingezet op meerdere wervingskanalen (vacaturesites) om voldoende respons te krijgen en de kosten van vacaturesites zijn verder de afgelopen jaren gestegen. Het is onduidelijk wat de gevolgen van de Corona-crisis zijn voor de arbeidsmarkt zijn als de economische gevolgen langer aanhouden. De verwachting is dat dan de werkloosheid (fors) zal toenemen. Dat zou de arbeidsmarkt en onze positie weer heel anders maken. Naast een ongetwijfeld ruimer aanbod bij vacatures, kan dat betekenen dat er een maatschappelijk beroep op de overheid wordt gedaan om de mensen die het moeilijk hebben op de arbeidsmarkt perspectief te bieden.

Vergroten diversiteit
Diversiteit is al een thema in ons personeelsbeleid. Maar nu er wereldwijd aandacht is  gekomen voor discriminatie en racisme in de samenleving, is in algemene zin de aandacht hiervoor in een stroomversnelling gekomen. De regering bereidt nu een wetsvoorstel voor op het gebied van arbeidsmarktdiscriminatie. Het wetsvoorstel verplicht werkgevers o.a. om werving en selectie inzichtelijk te maken. Dit geldt voor interne en externe vacature bij vast personeel en flexpersoneel en stagiaires. Verwacht mag worden dat dit thema een uitwerking zal krijgen in het personeelsbeleid.

Selectietools moderniseren
Ook gaan we aandacht geven aan onze selectie – tools: ontwikkeling van selectietechnieken (online testen/games e.d.) om de voorspellende waarde te vergroten en erop gericht om meer kijken naar de persoon achter het CV. Dit kan de diversiteit bevorderen.
De eventuele financiële consequenties van bovengenoemde inspanningen op het gebied van werving en selectie zullen onderbouwd en meegenomen worden bij de strategische HRM-nota 2021 – 2023 die eind 2020 aan de Raad zal worden aangeboden.

Duurzame inzetbaarheid / vitaliteit op peil houden
Altijd al een thema binnen het HRM-beleid, maar nu nog eens extra vanwege wat de corona-crisis heeft versneld en / of veranderd: thuiswerken heeft een prominente plek gekregen naast het werken op kantoor. Dit betekent onder andere dat er een versnelling is gekomen in het digitaal werken waarin iedereen moet worden meegenomen. Maar ook moeten medewerkers geholpen worden in het omgaan met de vervagende grens tussen werk en privé, want uit onderzoek is gebleken dat men dat een van de lastigste aspecten vindt van het thuiswerken.
In de nieuwe cao zullen naar verwachting afspraken zijn opgenomen over ontwikkelen vitaliteit en verlofsparen. Dit laatste houdt in dat medewerkers op een financieel aantrekkelijke wijze verlof kunnen gaan sparen voor een ‘sabbatical’ dan wel vervroegd te stoppen met werken. Deze afspraken zullen lokaal geïmplementeerd moeten worden. Overigens is vooruitlopend op de mogelijke afspraken over verlofsparen de lokale regeling generatiepact met nog een jaar verlengd binnen Bloemendaal.

Vergroening woon-werk regeling
Aan de hand van de regeling willen we het gebruik van de auto’s met fossiele brandstoffen terugbrengen. Los van het feit dat medewerkers meer thuiswerken, willen wij bij medewerkers die binnen een straal van 20 km wonen willen we het gebruik van de (electrische) fiets en openbaar vervoer stimuleren.

Informatisering

De informatiebehoefte binnen en buiten de gemeentelijke organisatie groeit. Het veilig locatie onafhankelijk en online werken heeft sinds 2020 een nog prominentere rol gekregen en vraagt een stevige en betrouwbare informatisering en ICT. Daarnaast blijven de maatschappij, de technologische mogelijkheden en wet- en regelgeving zich ontwikkelen, wat vraagt om een groot aanpassingsvermogen en een integrale samenwerking van Informatisering en de organisatie, en een goede aanhaking op landelijke programma’s en maatregelen vanuit het Rijk en de VNG. Het verregaand automatiseren van processen leidt enerzijds tot aanvullende ICT-investeringen en anderzijds tot een kwaliteitsslag in de gemeentelijke dienstverlening en besparingen op personele capaciteit.

In combinatie met ons eigen ambitieniveau en de eerder geschetste ontwikkelingen omvat dit het geheel van het meerjarig informatiebeleidsplan, waarin de visie informatievoorziening (IV) opgesteld is langs zes thema’s.

1. Doorontwikkelen dienstverlening , om onze inwoners en ondernemers zoveel mogelijk te faciliteren waar het digitaal kan (en persoonlijk waar het moet).
2. Data gedreven sturing , om op strategisch, tactisch en operationeel niveau op basis van informatie de gemeente te besturen, van beleid tot operationele processen.
3. Integraal (samen)werken , om tot zoveel mogelijk standaard en geautomatiseerde dienstverlening te komen. En daar waar nodig maatwerk mogelijk te maken.
4. Een stevige basis , om de continuïteit en stabiliteit van de dienstverlening te kunnen garanderen.
5. Innovatieve IV-inzet , waarbij we vraagstukken in de gemeente kunnen oplossen door de inzet van innovatieve informatievoorzieningen.
6. Doorontwikkeling IV-organisatie , als thema omdat een goede IV vraagt om een goede IV-organisatie en we midden in de Digitale transformatie zitten die hierom vraagt.

In 2021 willen we prioriteit geven aan:

• Een stevige basis. Informatievoorziening en ICT moet vandaag de dag betrouwbaar zijn op beschikbaarheid, kwaliteit en veiligheid. We intensiveren de aandacht voor en realisatie van architectuurprincipes, informatieveiligheid, privacy van persoonsgegevens en rechtmatigheid van de uitbestede activiteiten. In dit kader willen we investeren in ‘pen & hack’ testen en samen met de VNG in een Security Operation Center (SOC) voor onze gemeente waar 24/7 gespecialiseerde monitoring plaatsvindt tegen Cybercriminaliteit.
• Het integraal samenwerken. We organiseren de ontwikkeling van een optimale aansluiting tussen de processen van onze organisatie en de functionaliteit van de informatievoorzieningen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie. Dit doen we in samenwerking met de organisatie en externe partijen. In dit kader willen we investeren in een soepele toepassing van de Wet Open Overheid (WOO) en diverse verkenningstrajecten voor nieuwe informatievoorzieningsoplossingen.
• De doorontwikkeling IV-organisatie. In 2020 is de ICT grotendeels uitbesteed wat vraagt om een grotere regierol vanuit Informatisering en een optimale werking tussen vraag en aanbod van IV en ICT. In 2021 willen we de nieuwe regie-organisatie implementeren en professionaliseren. Aangezien de nieuwe regie-organisatie eind 2020 uitgewerkt is, zal de financiële gevolgen hiervan pas vanaf 2022 en volgende jaren in de begroting zijn verwerkt.

Gemeenschappelijke Regeling IT (GRIT)
Vanaf 1 januari 2016 is de lichte gemeenschappelijke regeling GRIT (samenwerking met gemeente Bloemendaal) van start gegaan. De gemeente Bloemendaal neemt afgerond 46% van de GRIT kosten voor zijn rekening en Heemstede de resterende 54%.

In opdracht van het management is in 2017 is door het bureau Gateway van met Ministerie van Binnenlandse Zaken onderzoek uitgevoerd naar het functioneren van GRIT. Aanbevolen is om een onderzoek te starten naar de mogelijkheid van outsourcing van ICT beheertaken. Door outsourcing moet worden gewaarborgd dat:

• de bedrijfsvoering van onze gemeentelijke organisatie professioneel in bedrijf blijft, nu en in de toekomst, en dat risico’s zo beperkt mogelijk zijn;
• aan de hele organisatie 24/7-service verleend kan worden;
• een continue monitoring van onze gehele ICT infrastructuur plaatsvindt;
• de personele kwetsbaarheid verminderd wordt en;
• specialistische kennis zowel met betrekking tot technisch beheer als technisch applicatiebeheer geborgd is.

Per 2020 is het technisch beheer van de ICT uitbesteed aan externe partijen. Daarmee zal GRIT in 2021 verdergaan als een afgeslankte regieorganisatie, waar naast het voeren van regie ook leveranciersmanagement, contractmanagement, servicemanagement en functioneel applicatiebeheer aan de orde is. Beoogd is om al deze taken onder te brengen in een nieuw samengevoegde Informatievoorziening (IV) organisatie van GRIT en Informatisering, als onderdeel van het thema doorontwikkeling IV-organisatie bij Informatisering.

Ombuigingen

Sinds 2011 zijn er ombuigingsvoorstellen ingevoerd en is er richting gegeven aan verdere taakstellingen en bezuinigingen en is er reeds veel omgebogen waarvan het grootste deel is bespaard door de ambtelijke organisatie. Door vooral grote investeringsambities en oplopende kosten in het sociaal domein staat de gemeente voor een nieuwe ombuigingsopgave. Daarvoor is een aantal voorstellen gedaan om de begroting 2021 sluitend te maken. In 2022 zal naar verwachting de herverdeling van het gemeentefonds worden ingevoerd, waardoor (mogelijk) een volgende ombuigingsoperatie noodzakelijk is.